Guía práctica para comunidades de propietarios
Nombrar a un administrador y regular correctamente sus servicios son dos pasos conectados, pero no idénticos. El acuerdo de la junta legitima el cargo; el contrato concreta qué se hará, cuánto costará, cuánto durará y cómo terminará la relación.
- Mayoría y procedimiento para una elección válida.
- Contenido del acta y autorización para firmar.
- Modelo orientativo de contrato y cláusulas esenciales.
Nombramiento y contrato: qué aprueba realmente la comunidad
La junta de propietarios es quien decide si las funciones de administración se mantienen en la presidencia o se encomiendan separadamente a otra persona o empresa. Cuando se elige a un profesional externo, el expediente debe separar con claridad dos planos:
Una comunidad que quiera profesionalizar su funcionamiento puede revisar primero qué incluye una gestión integral de fincas. Después debe comparar ofertas homogéneas: no basta con mirar la cuota mensual, porque una propuesta puede incluir juntas, reclamaciones, visitas o gestión de obras y otra facturarlas aparte. La referencia sobre precios y presupuestos de administración ayuda a ordenar esa comparación.
También conviene comprobar quién prestará efectivamente el servicio, su experiencia, medios, seguro y sistema de custodia documental. La comunidad puede valorar las garantías de un administrador de fincas colegiado sin convertir la colegiación en una frase genérica: debe pedir datos verificables y conocer qué profesional o sociedad asumirá el encargo.
Idea clave: el contrato no debe sustituir al acuerdo de junta ni ampliar por su cuenta lo que la comunidad no ha aprobado. Acta, oferta y contrato han de ser coherentes entre sí.
Mayoría necesaria para contratar un administrador de fincas
El nombramiento del administrador corresponde a la junta. Al tratarse de un acuerdo sin una mayoría cualificada específica, se aplica la regla general: en primera convocatoria se exige la mayoría del total de propietarios que, a su vez, represente la mayoría de las cuotas de participación; en segunda convocatoria basta la mayoría de los asistentes, siempre que represente más de la mitad del valor de las cuotas presentes.
| Situación de la junta | Mayoría personal | Mayoría de cuotas | Recomendación documental |
|---|---|---|---|
| Primera convocatoria | Mayoría del total de propietarios | Mayoría del total de cuotas | Reflejar asistentes, representados, privados de voto y resultado. |
| Segunda convocatoria | Mayoría de los asistentes | Más de la mitad de las cuotas presentes | Indicar expresamente que la junta se celebra en segunda convocatoria. |
El punto debe figurar con suficiente claridad en el orden del día. Una fórmula útil sería: «Examen de propuestas, nombramiento de secretario-administrador, aprobación de honorarios y condiciones esenciales, y autorización al presidente para la firma del contrato». Así los propietarios saben que no se vota solo un nombre, sino también un encargo económico y funcional.
Cuando el nombramiento forma parte de una sustitución, esta guía se limita a la nueva designación y a su contrato. El procedimiento específico para el relevo, la convocatoria de la junta y la entrega entre despachos se desarrolla en la página sobre cambio de administrador de fincas.
Elección del administrador en propiedad horizontal: procedimiento paso a paso
Definir qué necesita la comunidad
Número de inmuebles, empleados, instalaciones, morosidad, obras previstas, volumen contable, atención de incidencias, juntas y herramientas digitales. Sin este inventario, las ofertas no serán comparables.
Solicitar propuestas completas
Cada propuesta debería separar cuota ordinaria, impuestos, suplidos, servicios incluidos, actuaciones extraordinarias, frecuencia de visitas, canales de atención y condiciones de revisión de honorarios.
Incluir el nombramiento en el orden del día
La convocatoria debe permitir que los propietarios conozcan el asunto y preparen su voto. Es preferible adjuntar o poner a disposición las ofertas con antelación.
Exponer las condiciones esenciales
Antes de votar, deben identificarse el candidato, el precio, la duración, los servicios principales, las exclusiones relevantes y la fecha prevista de inicio.
Votar y contar personas y cuotas
El resultado debe computarse en la doble dimensión exigida por la propiedad horizontal: número de propietarios y cuotas de participación.
Recoger el acuerdo en el acta
El acta ha de dejar constancia inequívoca del nombramiento, la aceptación, los honorarios, la vigencia y la facultad del presidente para firmar.
Formalizar el contrato y el encargo de tratamiento
El documento debe ajustarse a lo aprobado e incluir las obligaciones sobre acceso, seguridad, confidencialidad y devolución de datos personales.
Organizar el inicio y la entrega documental
Se fija un inventario de libros, claves, saldos, contratos, facturas, expedientes, certificados, seguros y asuntos pendientes, con fecha y responsable de cada entrega.
Si surgen dudas sobre la convocatoria, el cómputo o las cláusulas, la comunidad puede plantearlas antes de firmar mediante el servicio de consultas sobre comunidades de propietarios. Resolverlas antes de la junta evita repetir acuerdos o aceptar condiciones que nadie había comparado.
Acta de nombramiento del administrador en propiedad horizontal
El acta acredita qué se decidió y con qué mayoría. Además de los datos generales de la reunión, debe expresar el acuerdo adoptado y, cuando sea relevante para su validez, los votos favorables y contrarios con sus cuotas. Debe cerrarse con las firmas del presidente y del secretario al terminar la reunión o dentro de los diez días naturales siguientes.
- Fecha, lugar y carácter ordinario o extraordinario de la junta.
- Primera o segunda convocatoria.
- Autor de la convocatoria y orden del día.
- Asistentes, representados, cargos y cuotas.
- Identidad completa del administrador o sociedad designada.
- Cargo concreto: administrador o secretario-administrador.
- Fecha de inicio y duración del nombramiento.
- Honorarios, impuestos y referencia a la oferta aprobada.
- Resultado de la votación en propietarios y cuotas.
- Autorización al presidente para firmar el contrato y documentos asociados.
- Aceptación del cargo, si se produce en la propia reunión.
Acuerdo para incorporar al acta
El texto es orientativo. Debe adaptarse a la convocatoria, los estatutos, la oferta y las circunstancias reales de la comunidad. No conviene copiar una fórmula que omita el precio, la duración o la autorización para la firma, porque esas omisiones reaparecen después como conflictos interpretativos.
¿Puede haber un administrador de fincas sin contrato escrito?
La Ley de Propiedad Horizontal no configura un contrato escrito independiente como requisito constitutivo del nombramiento: el cargo nace del acuerdo válido de la junta. Además, la regla general civil admite que un contrato produzca efectos cualquiera que sea la forma en que se haya celebrado, siempre que concurran sus elementos esenciales.
Eso no significa que sea prudente trabajar solo con un acta escueta o con acuerdos verbales. Sin documento escrito es más difícil acreditar el alcance de la cuota, las tareas incluidas, el precio de las actuaciones extraordinarias, el preaviso, las facultades bancarias o el protocolo de entrega. La relación puede existir, pero estará peor definida.
Protección de datos: cuando el administrador accede a datos personales por cuenta de la comunidad, la relación entre responsable y encargado debe quedar contractualmente establecida y documentada por escrito o en otra forma que permita acreditar su celebración y contenido. Por eso, aunque el nombramiento conste en el acta, debe existir una regulación específica del encargo de tratamiento.
La solución más segura es conservar un conjunto documental coherente: convocatoria, ofertas, acta, contrato de servicios, acuerdo de encargo de tratamiento, inventario de entrega y acreditación de las facultades operativas concedidas.
Qué debe incluir el contrato de un administrador de fincas
Un buen contrato convierte una oferta comercial en obligaciones verificables. Debe ser lo bastante concreto para que la comunidad pueda saber qué recibe y para que el profesional conozca qué decisiones requieren autorización previa.
| Bloque | Contenido recomendable | Riesgo si se omite |
|---|---|---|
| Partes y representación | Datos de la comunidad, presidente firmante, administrador, NIF/CIF, domicilio y datos profesionales. | Dudas sobre quién contrata y con qué facultades. |
| Nombramiento | Fecha de la junta, cargo asumido, aceptación y referencia al acuerdo. | Desconexión entre acta y contrato. |
| Objeto y alcance | Servicios ordinarios, frecuencia, canales, horarios y entregables. | Expectativas incompatibles y tareas sin responsable. |
| Servicios excluidos | Obras, reclamaciones, certificados, juntas adicionales, gestiones laborales o fiscales y otros extras. | Facturas inesperadas o servicios no prestados. |
| Honorarios | Importe, impuestos, forma de pago, suplidos, revisión y tarifas extraordinarias. | Disputas económicas y comparaciones engañosas. |
| Duración y renovación | Inicio, fin, conexión con el nombramiento, renovación, preaviso y efectos del cese. | Prórrogas no entendidas o penalizaciones discutidas. |
| Facultades y límites | Pagos, cobros, contratación urgente, límites económicos, banca y firma de documentos. | Actuaciones sin autorización o parálisis operativa. |
| Información y control | Periodicidad de cuentas, acceso documental, conciliaciones, incidencias y cierre anual. | Falta de transparencia y difícil supervisión. |
| Protección de datos | Instrucciones, confidencialidad, seguridad, subencargados, brechas, derechos y devolución. | Incumplimiento del RGPD y ausencia de trazabilidad. |
| Finalización y entrega | Inventario, formato, plazos, saldos, claves, expedientes y colaboración en la transición. | Bloqueo documental y pérdida de continuidad. |
| Responsabilidad | Diligencia, seguro, comunicación de incidencias y régimen ante incumplimientos. | Dificultad para atribuir responsabilidades. |
| Resolución de conflictos | Notificaciones, negociación previa, mediación y jurisdicción aplicable. | Escalada temprana y mayores costes. |
Modelo de contrato de administrador de fincas
El siguiente modelo de contrato de prestación de servicios de administrador de fincas sirve como estructura de trabajo. No sustituye una revisión jurídica individualizada, especialmente cuando hay empleados, grandes obras, procedimientos judiciales, protección de datos compleja o facultades bancarias amplias.
Contrato de prestación de servicios
1. Partes y capacidad
De una parte, la Comunidad de Propietarios de [DIRECCIÓN], con CIF [CIF], representada por su presidente, D./D.ª [NOMBRE], facultado por acuerdo de junta de fecha [FECHA]. De otra, [NOMBRE O RAZÓN SOCIAL DEL ADMINISTRADOR], con NIF/CIF [DATO], domicilio profesional en [DIRECCIÓN] y, en su caso, número de colegiación [NÚMERO]. Ambas partes se reconocen capacidad suficiente para contratar.
2. Antecedente y aceptación del cargo
La junta nombró a la parte prestadora como [ADMINISTRADOR/SECRETARIO-ADMINISTRADOR] con efectos desde [FECHA]. La parte prestadora acepta el cargo y se obliga a ejercerlo con diligencia, dentro de las facultades legales, estatutarias y expresamente conferidas por la comunidad.
3. Objeto
El contrato tiene por objeto la administración ordinaria de la comunidad y la prestación de los servicios descritos en el anexo de alcance. Las funciones legales del cargo se ejercerán respetando los acuerdos de junta y las instrucciones válidas de la presidencia dentro de sus competencias.
4. Servicios ordinarios incluidos
Se detallarán, como mínimo: contabilidad; emisión y control de recibos; conciliación bancaria; preparación de presupuesto y liquidación; gestión ordinaria de proveedores; seguimiento de incidencias; custodia documental; preparación, asistencia y redacción de actas de [NÚMERO] juntas; información periódica; gestión de seguros; comunicaciones; certificados y reclamación extrajudicial en los términos pactados.
5. Servicios no incluidos o extraordinarios
Se identificarán expresamente los servicios que requieren presupuesto o tarifa adicional: juntas adicionales, obras de especial complejidad, procedimientos judiciales, mediaciones, gestiones laborales extraordinarias, subvenciones, proyectos técnicos, certificados especiales, desplazamientos fuera del ámbito acordado o reconstrucción contable.
6. Honorarios, impuestos y suplidos
Los honorarios serán de [IMPORTE] euros [MENSUALES/ANUALES], más los impuestos aplicables. El contrato indicará fecha de cargo, cuenta, revisión de precios, suplidos repercutibles y tarifas de cada servicio extraordinario. Ningún extra no previsto se facturará sin el mecanismo de autorización pactado.
7. Duración
El contrato comienza el [FECHA] y finaliza el [FECHA], quedando vinculado a la vigencia del nombramiento comunitario. Su continuidad requerirá el acuerdo o ratificación que corresponda. Cualquier sistema de prórroga, preaviso o renovación deberá ser compatible con los estatutos y con los acuerdos de la junta.
8. Información, rendición de cuentas y acceso documental
El administrador facilitará información [MENSUAL/TRIMESTRAL], estados de cuentas, conciliaciones y relación de asuntos pendientes. La comunidad conservará acceso razonable a su documentación, respetando la normativa de protección de datos y los límites derivados de información de terceros.
9. Facultades económicas y bancarias
Se concretarán las cuentas operativas, personas autorizadas, límites de disposición, doble validación, pagos domiciliados y cuantía máxima de actuaciones urgentes. Las facultades generales no deben interpretarse como autorización ilimitada para contratar obras o servicios no aprobados.
10. Encargo de tratamiento de datos
La comunidad actuará como responsable y el administrador como encargado respecto de los tratamientos realizados por cuenta de aquella. Se documentarán objeto, duración, naturaleza, finalidad, categorías de datos y afectados; instrucciones; confidencialidad; medidas de seguridad; subencargados; asistencia en derechos y brechas; devolución o supresión; y evidencias de cumplimiento.
11. Confidencialidad y seguridad
El administrador y las personas autorizadas guardarán confidencialidad, aplicarán controles de acceso y comunicarán sin dilación las incidencias relevantes. Las credenciales de la comunidad se custodiarán de manera segura y no se reutilizarán para fines ajenos al servicio.
12. Responsabilidad y seguro
Cada parte responderá de sus incumplimientos conforme a la normativa y al contrato. El profesional comunicará los datos de su seguro de responsabilidad civil, su vigencia y el procedimiento para notificar una posible incidencia, cuando resulte aplicable.
13. Cese, resolución y entrega
Al finalizar la relación se elaborará un inventario fechado de libros, contratos, facturas, saldos, certificados, claves, archivos, procedimientos y asuntos pendientes. Se fijarán formato, canal, persona receptora y calendario de entrega. La retención de copias quedará limitada a las obligaciones legales y a la eventual exigencia de responsabilidades.
14. Notificaciones y resolución de controversias
Las notificaciones se enviarán a las direcciones designadas. Antes de acudir a la vía judicial, las partes podrán establecer una fase de negociación o mediación. Se identificará la legislación aplicable y la jurisdicción competente sin imponer cláusulas desproporcionadas.
15. Integridad documental y firmas
Forman parte del contrato el acuerdo de junta, la oferta aceptada, el anexo de servicios, las tarifas extraordinarias, el encargo de tratamiento y el inventario inicial. En [LUGAR], a [FECHA], firman el presidente en representación de la comunidad y la persona con poder suficiente por parte del administrador.
Antes de firmar: comprueba que ningún anexo contradiga el cuerpo principal, que los importes coincidan con lo votado y que las expresiones «gestión completa» o «todos los servicios» se traduzcan en tareas y límites concretos.
Duración, renovación y finalización del contrato
Salvo que los estatutos dispongan otra cosa, el nombramiento de los órganos de gobierno se realiza por un año. Por eso es recomendable que el contrato no cree una duración paralela difícil de conciliar con el mandato comunitario. La solución más clara es vincular su vigencia al nombramiento y documentar cada renovación o ratificación en junta.
La junta puede remover al administrador antes de que termine el mandato mediante acuerdo adoptado en una sesión convocada al efecto. Sin embargo, el cese del cargo y sus consecuencias económicas no son exactamente la misma cuestión: deben revisarse la causa, las obligaciones incumplidas, la cláusula de duración, el preaviso y los daños efectivamente acreditables. No existe una respuesta universal que permita afirmar que siempre se debe —o nunca se debe— abonar todo el periodo pendiente.
La finalización debe estar preparada desde el primer día. Un contrato equilibrado fija cómo se entregan la documentación, los saldos, las claves y los expedientes, sin convertir la transición en una negociación improvisada.
Errores frecuentes al nombrar y contratar
Lista de comprobación antes de aprobar el nombramiento
- El asunto aparece de forma clara en el orden del día.
- Las ofertas describen el mismo alcance y pueden compararse.
- La comunidad conoce servicios incluidos, excluidos y extraordinarios.
- Se han verificado identidad, cualificación, medios y seguro.
- El precio incluye impuestos, suplidos y mecanismo de revisión.
- La duración contractual coincide con el marco del nombramiento.
- Las facultades bancarias y de contratación tienen límites.
- El acta recogerá resultado en personas y cuotas.
- El presidente queda autorizado para firmar condiciones concretas.
- Existe un acuerdo de encargo de tratamiento de datos.
- Se fija un inventario de inicio y otro de finalización.
- La comunidad conservará copia firmada de todos los anexos.
Preguntas frecuentes sobre el contrato del administrador de fincas
¿Tiene que tener contrato un administrador de fincas?
El nombramiento como órgano de gobierno nace del acuerdo válido de la junta, y la Ley de Propiedad Horizontal no exige un contrato escrito separado como requisito constitutivo del cargo. Aun así, documentar por escrito los servicios, honorarios, duración, límites y finalización es la opción más segura. Además, el encargo de tratamiento de datos debe quedar contractualmente establecido y ser acreditable.
¿Quién elige al administrador de una comunidad de propietarios?
La junta de propietarios nombra y remueve a quien ejerce el cargo. El presidente representa legalmente a la comunidad y puede firmar el contrato cuando el acuerdo de junta lo autoriza y fija las condiciones esenciales.
¿Qué mayoría hace falta para contratar a un administrador?
Se aplica la mayoría general: en primera convocatoria, mayoría del total de propietarios y de cuotas; en segunda, mayoría de los asistentes que represente más de la mitad del valor de las cuotas presentes.
¿Cuánto dura el nombramiento del administrador?
Salvo que los estatutos de la comunidad dispongan otra cosa, el nombramiento de los órganos de gobierno se hace por un año. Conviene coordinar esa duración con el contrato de servicios y documentar la renovación o ratificación.
¿Puede el presidente contratar al administrador sin junta?
El presidente representa a la comunidad, pero la competencia para nombrar al administrador corresponde a la junta. Por ello, el presidente no debería decidir unilateralmente un nombramiento estable; debe ejecutar y formalizar el acuerdo comunitario.
¿Qué debe constar en el acta de nombramiento?
Además de los datos generales de la junta, debe constar la identidad del designado, el cargo, la fecha de inicio, la duración, los honorarios o la oferta aprobada, el resultado de la votación y la autorización al presidente para firmar el contrato.
¿Puede cesarse al administrador antes de terminar el año?
La junta puede removerlo antes de que expire el mandato mediante un acuerdo adoptado en una sesión convocada al efecto. Las consecuencias económicas dependerán del contrato, la causa del cese y las circunstancias acreditadas.
¿Qué ocurre con la documentación cuando termina el contrato?
Debe entregarse a la comunidad o a la persona autorizada mediante un inventario de libros, cuentas, contratos, facturas, claves, certificados, expedientes y asuntos pendientes. El contrato debe fijar formato, responsables y calendario.
Prepara el nombramiento con las condiciones claras
Cuéntanos el tamaño de la comunidad, los servicios que necesita y las dudas sobre la propuesta. Te orientaremos para ordenar el acuerdo, el alcance del encargo y la documentación previa a la firma.
Escribir a info@entrepasillos.comContenido informativo de carácter general. Los modelos deben adaptarse a los estatutos, acuerdos, normativa aplicable y circunstancias de cada comunidad; no sustituyen el asesoramiento jurídico individualizado.