Guía práctica para comunidades
Qué documentos debe conservar una comunidad y cómo organizarlos correctamente
Actas, convocatorias, facturas, contratos, pólizas, certificados, datos de los propietarios y documentación técnica forman el archivo que acredita cada decisión y cada gasto de la comunidad. El problema es que no todos los documentos tienen el mismo plazo de conservación ni pueden consultarse sin límites.
Una correcta gestión integral de fincas debe asegurar que la documentación esté completa, ordenada, actualizada y disponible cuando sea necesaria. Esta custodia puede asumirla quien ejerza la secretaría o un administrador de comunidades, respetando siempre la Ley de Propiedad Horizontal y la normativa de protección de datos.
Cuando el archivo contiene lagunas, documentos sin firmar o cuentas imposibles de justificar, contar con un administrador de fincas colegiado ayuda a reconstruir la trazabilidad y a reducir el riesgo de conflictos.
No existe un único plazo aplicable a todo el archivo comunitario. La Ley de Propiedad Horizontal establece obligaciones concretas para el libro de actas y la documentación de las reuniones, pero las facturas, contratos, expedientes laborales, seguros, obras o datos personales también quedan sometidos a sus respectivas normas y plazos.
Por eso, esta guía funciona como un inventario operativo: permite comprobar qué debería existir, quién debe custodiarlo y qué documentos no conviene destruir sin una revisión previa.
¿Qué documentación debe tener una comunidad de propietarios?
El archivo de una comunidad debe permitir reconstruir su historia jurídica, económica y técnica. Ante una reclamación, una avería, una inspección, una venta o un cambio de cargos, debería ser posible conocer qué se decidió, quién lo aprobó, qué proveedor intervino, cuánto se pagó y qué garantía continúa vigente.
La documentación concreta dependerá de las características del inmueble. Una comunidad con ascensor, piscina, trabajadores contratados, garaje, placas solares o una obra de rehabilitación tendrá obligaciones adicionales. Aun así, existe un núcleo documental común que todas las comunidades deberían poder localizar.
Constitución y normas
Título constitutivo o escritura de división horizontal, estatutos, normas de régimen interior, NIF de la comunidad, coeficientes de participación y acuerdos que hayan modificado las reglas aplicables.
Libro de actas
Libro diligenciado por el Registro de la Propiedad, actas cerradas y firmadas, certificaciones de acuerdos y documentación que permita comprobar las mayorías alcanzadas.
Juntas de propietarios
Convocatorias, órdenes del día, citaciones, justificantes de envío, delegaciones de voto, escritos de propietarios, presupuestos presentados y comunicaciones posteriores.
Cuentas y movimientos
Presupuestos anuales, liquidaciones, balances, facturas, recibos, extractos bancarios, remesas, justificantes de transferencias, cuotas y derramas aprobadas.
Contratos y proveedores
Contratos de mantenimiento, limpieza, ascensor, jardinería, conserjería, energía, telecomunicaciones, prevención, protección de datos y servicios profesionales.
Seguros y siniestros
Pólizas, suplementos, recibos, declaraciones de siniestro, informes periciales, comunicaciones con aseguradoras, indemnizaciones y reparaciones ejecutadas.
Edificio e instalaciones
Libro del edificio, planos, manuales, inspecciones, certificados, contratos de mantenimiento, garantías, licencias y documentación de obras o rehabilitaciones.
Propietarios y notificaciones
Relación actualizada de titulares, inmuebles, coeficientes, domicilios para notificaciones, cambios de titularidad y datos estrictamente necesarios para la gestión.
Documentos adicionales cuando la comunidad tiene una actividad específica
El inventario debe ampliarse cuando existen empleados, obras con varias empresas, instalaciones sometidas a inspección, subvenciones, videovigilancia, piscinas, garajes, depósitos, calderas, placas solares o procedimientos judiciales.
En estos casos pueden ser necesarios contratos laborales, nóminas, cotizaciones, documentación preventiva, coordinación de actividades empresariales, licencias, proyectos técnicos, certificados energéticos, registros de mantenimiento o expedientes de ayudas.
Checklist de documentos obligatorios de la comunidad
Esta lista permite realizar una primera comprobación sin entrar todavía en el detalle de cada expediente. Lo recomendable es marcar qué documentos existen, dónde están guardados, quién tiene acceso y cuál fue la última fecha de actualización.
- Título constitutivo, división horizontal, estatutos y normas internas vigentes.
- NIF de la comunidad y acreditación de los cargos con capacidad de representación.
- Libro o libros de actas diligenciados y actas correctamente cerradas.
- Convocatorias, comunicaciones, apoderamientos y justificantes de notificación.
- Presupuestos ordinarios y extraordinarios aprobados por la junta.
- Liquidaciones de ingresos y gastos de cada ejercicio.
- Facturas, recibos, extractos bancarios y justificantes de pago.
- Relación de cuotas, derramas, saldos y deudas individualizadas.
- Contratos en vigor y contratos finalizados que todavía puedan generar responsabilidades.
- Pólizas de seguro, recibos, siniestros abiertos e informes periciales.
- Certificados e inspecciones de ascensores, instalaciones y equipos comunes.
- Proyectos, licencias, presupuestos, garantías y cierres de obras.
- Relación actualizada de propietarios y domicilios para notificaciones.
- Registro de actividades de tratamiento y contratos de protección de datos.
- Expedientes judiciales, reclamaciones de deuda y comunicaciones fehacientes.
- Contratos y documentación laboral cuando la comunidad tenga trabajadores.
Una comunidad que desea consultar sus documentos desde cualquier lugar puede apoyarse en un sistema de administración de fincas online, siempre que existan copias de seguridad, permisos diferenciados y medidas adecuadas para proteger la información.
Cuando se produce un cambio de administrador de fincas, este inventario también sirve como acta de entrega: reduce pérdidas, identifica expedientes incompletos y permite dejar constancia de las claves, contratos y asuntos pendientes recibidos.
Cuánto tiempo debe conservarse cada documento
La regla de los cinco años se aplica expresamente a las convocatorias, comunicaciones, apoderamientos y demás documentos relevantes de las reuniones. No significa que todos los documentos comunitarios puedan eliminarse al cumplir ese plazo.
| Bloque documental | Qué incluye | Criterio de conservación |
|---|---|---|
| Título y estatutos | División horizontal, título constitutivo, estatutos y modificaciones. | Conservación permanente mientras exista la comunidad o puedan producir efectos. |
| Libro de actas | Libros diligenciados, actas y acuerdos adoptados. | Conservación permanente. La LPH impone su custodia y no establece una fecha para su destrucción. |
| Documentos de juntas | Convocatorias, comunicaciones, delegaciones, escritos y documentación relevante. | Mínimo legal de cinco años conforme al artículo 19.4 de la LPH. |
| Facturas y fiscalidad | Facturas, justificantes, modelos fiscales y documentación relacionada. | Como regla general, al menos cuatro años por el plazo tributario. Debe ampliarse si existe una comprobación, interrupción, subvención, activo o procedimiento pendiente. |
| Cuentas y bancos | Extractos, balances, liquidaciones, remesas y justificantes de pago. | Conviene conservarlos junto con las facturas y durante el periodo en el que puedan exigirse responsabilidades o aclaraciones. |
| Contratos | Mantenimiento, suministros, servicios profesionales y obras. | Durante toda su vigencia y después de su terminación mientras puedan existir garantías, reclamaciones o responsabilidades. |
| Seguros | Pólizas, suplementos, recibos, partes e informes periciales. | Mientras la póliza esté vigente y hasta que hayan finalizado los plazos de reclamación de los siniestros relacionados. |
| Documentación técnica | Libro del edificio, planos, certificados, inspecciones y manuales. | Mientras exista el edificio o la instalación y durante los plazos de garantía y responsabilidad aplicables. |
| Datos de propietarios | Nombre, inmueble, coeficiente, dirección de notificación y datos de contacto necesarios. | Solo mientras sean adecuados y necesarios para la gestión. Los datos desactualizados deben suprimirse o bloquearse cuando proceda. |
| Personal contratado | Contratos, nóminas, cotizaciones, prevención y expedientes laborales. | Según la normativa laboral, de Seguridad Social, fiscal y preventiva correspondiente. No debe aplicarse automáticamente un único plazo. |
El libro de actas de la comunidad de propietarios
El libro de actas es la memoria jurídica de la comunidad. La Ley de Propiedad Horizontal exige que los acuerdos de la junta se reflejen en un libro diligenciado por el Registro de la Propiedad. No es suficiente conservar resúmenes informales, correos electrónicos o documentos sin cerrar.
Cada acta debe permitir identificar, como mínimo:
- La fecha y el lugar de celebración de la junta.
- La persona que realizó la convocatoria.
- Si la reunión fue ordinaria o extraordinaria.
- Los propietarios asistentes y representados, sus cuotas y su derecho de voto.
- El orden del día tratado.
- Los acuerdos adoptados y el resultado de las votaciones.
- Las firmas de quien ejerza la presidencia y la secretaría.
También deben conservarse los documentos que permitan demostrar cómo se convocó la junta, qué propuestas se sometieron a votación, qué representaciones se aportaron y cómo fueron comunicados los acuerdos. Estos justificantes resultan decisivos cuando se impugna una decisión o se discute la validez de una mayoría.
Facturas, presupuestos, cuentas y justificantes bancarios
La contabilidad no debería limitarse a una hoja con totales. Cada gasto debe estar respaldado por una factura o justificante válido, vinculado a un proveedor, un contrato, una incidencia o un acuerdo de la junta.
Un expediente económico completo suele incluir:
- Presupuesto presentado por el proveedor.
- Acuerdo que autoriza el gasto, cuando sea necesario.
- Contrato, pedido o aceptación del presupuesto.
- Factura emitida a nombre de la comunidad.
- Justificante del pago realizado desde la cuenta comunitaria.
- Garantía, certificado o parte de trabajo.
- Impuestos, retenciones o modelos fiscales asociados.
Los extractos bancarios permiten conciliar las cuentas, pero no sustituyen a las facturas. Del mismo modo, una factura aislada no demuestra por sí sola que el gasto estuviera aprobado, correctamente ejecutado o efectivamente pagado.
Contratos, seguros y documentación técnica del edificio
Contratos con proveedores
La comunidad debe disponer de una copia completa y actualizada de cada contrato: objeto del servicio, duración, precio, revisiones, permanencia, forma de resolución, seguros exigidos, responsabilidades y datos de contacto.
También conviene conservar las ofertas comparadas, las comunicaciones sobre incidencias, las actualizaciones de tarifas y el documento mediante el que se comunicó la baja. Un contrato finalizado puede seguir siendo necesario si existe una reclamación, una garantía pendiente o una factura controvertida.
Pólizas y siniestros
El archivo de seguros debe contener la póliza íntegra y no únicamente el recibo bancario. Hay que conservar sus condiciones, capitales, coberturas, exclusiones, franquicias y suplementos, además de cada parte de siniestro y las comunicaciones mantenidas hasta su cierre.
Libro del edificio e instalaciones
Los planos, manuales, certificados, inspecciones y proyectos técnicos acompañan al inmueble durante toda su vida útil. La documentación de ascensores, garajes, sistemas eléctricos, protección contra incendios, calderas, piscinas o instalaciones solares debe actualizarse conforme se realizan revisiones y modificaciones.
Listado de propietarios de la comunidad de vecinos
La comunidad necesita identificar a los titulares para convocar las juntas, calcular cuotas, comunicar acuerdos y gestionar cobros. Este listado no debe convertirse, sin embargo, en un directorio de libre acceso con información innecesaria.
El registro operativo puede contener:
- Nombre y apellidos o denominación del titular.
- Vivienda, local, garaje o elemento privativo correspondiente.
- Coeficiente de participación.
- Domicilio designado para citaciones y notificaciones.
- Medios de contacto facilitados para la gestión ordinaria.
- Fecha comunicada del cambio de titularidad.
- Situación económica necesaria para las convocatorias, votaciones y reclamaciones.
No debería recopilarse una copia del DNI, una cuenta bancaria completa u otros datos sensibles por simple comodidad. Cada dato debe tener una finalidad concreta y un acceso limitado a las personas que intervienen legítimamente en la gestión.
¿Puede un propietario consultar las facturas y documentos?
La documentación debe estar custodiada a disposición de los titulares, pero este derecho no equivale a entregar indiscriminadamente una copia completa del archivo. La solicitud debe guardar relación con la gestión comunitaria y el acceso debe ser adecuado, pertinente y proporcionado.
Una factura puede incluir nombres, teléfonos, cuentas bancarias, firmas, datos de trabajadores o información de terceros. Antes de facilitar una copia puede ser necesario ocultar la información que no resulte necesaria para comprobar el gasto.
La comunidad puede organizar la consulta mediante cita, habilitar una visualización controlada o entregar una copia parcialmente anonimizada. Lo importante es equilibrar la transparencia económica con la obligación de proteger los datos personales.
Transparencia no significa difusión ilimitada
Informar del coste de un servicio no obliga a mostrar el domicilio particular, la cuenta bancaria o los datos médicos de un trabajador. La información facilitada debe limitarse a lo necesario para comprobar la correcta administración de la comunidad.
Cómo organizar el archivo físico y digital
Digitalizar documentos facilita su consulta, pero escanear sin criterio solo sustituye un archivo desordenado por otro. La estructura debe ser comprensible para la presidencia actual, los futuros cargos y cualquier profesional que deba continuar la gestión.
Estructura recomendada por comunidad y ejercicio:
- Constitución, estatutos y normas internas.
- Cargos, certificados y representación.
- Juntas, convocatorias, actas y comunicaciones.
- Presupuesto, cuentas, facturas y bancos.
- Propietarios, cuotas, derramas y deudas.
- Contratos, proveedores y mantenimientos.
- Seguros, siniestros e incidencias.
- Obras, inspecciones y documentación técnica.
- Personal, prevención y coordinación empresarial.
- Procedimientos, reclamaciones y expedientes cerrados.
Los nombres de los archivos deben incluir fecha, tipo de documento y proveedor o asunto. Es preferible utilizar formatos como “2026-03-18_Factura_Ascensor_Proveedor.pdf” en lugar de conservar cientos de archivos llamados “escaneo1” o “documento final”.
Medidas básicas para un archivo seguro
- Aplicar permisos según las funciones de cada usuario.
- Utilizar contraseñas individuales y autenticación reforzada cuando sea posible.
- Realizar copias de seguridad automáticas y verificadas.
- Evitar el envío masivo de documentación sensible mediante correos sin protección.
- Mantener un registro de entrega cuando cambia la presidencia o la administración.
- Separar los expedientes activos de los históricos y aplicar políticas de conservación.
- No destruir originales que tengan valor registral, probatorio o técnico sin comprobar antes su validez.
Documentación que debe entregarse al cambiar de administrador
El cambio debe realizarse mediante una entrega ordenada y verificable, no mediante cajas sin inventario o una carpeta digital incompleta. La comunidad continúa necesitando sus documentos desde el primer día del relevo.
Relacionar libros, carpetas, contratos, expedientes, originales, copias digitales y periodos entregados.
Identificar deudas, siniestros, obras, reclamaciones, inspecciones y pagos pendientes con su próxima fecha de actuación.
Incluir datos bancarios, proveedores, llaves, códigos, plataformas y credenciales mediante un canal seguro.
Dejar constancia de la fecha, el contenido entregado, las incidencias detectadas y los documentos que todavía falten.
No debe darse por cerrada la entrega hasta comprobar que los saldos coinciden, que las actas están disponibles, que los contratos en vigor pueden localizarse y que la nueva gestión conoce todos los vencimientos inmediatos.
Errores frecuentes en la documentación comunitaria
- Conservar actas sin firmar o sin cerrar correctamente.
- No poder acreditar cómo se notificó una convocatoria.
- Guardar extractos bancarios sin sus facturas correspondientes.
- Desconocer qué contratos siguen vigentes o tienen permanencia.
- Eliminar todos los documentos al cumplir cinco años.
- Compartir listados completos de propietarios por correo electrónico.
- Guardar datos personales que ya no son necesarios.
- No disponer de una copia actualizada de la póliza de seguro.
- Perder planos, certificados o garantías al cambiar de presidente.
- Entregar la administración sin un inventario firmado.
- Confiar en un único ordenador o dispositivo sin copia de seguridad.
- No relacionar cada gasto extraordinario con el acuerdo que lo aprobó.
Revisión anual recomendada
Una vez al año, preferiblemente antes de la junta ordinaria, conviene revisar el archivo y preparar una relación de incidencias. Esta comprobación evita que los problemas aparezcan cuando un propietario solicita información, se produce un siniestro o debe justificarse una actuación urgente.
Verificar que las reuniones celebradas están cerradas, firmadas, comunicadas y vinculadas a sus documentos.
Confirmar que los saldos bancarios, facturas, pagos, cuotas y deudas coinciden con la liquidación presentada.
Registrar cambios de titularidad y revisar los domicilios designados para notificaciones.
Anotar vencimientos, prórrogas, cambios de precio, garantías y siniestros pendientes.
Bloquear o eliminar únicamente aquello que haya agotado su finalidad y su plazo de conservación.
Preguntas frecuentes sobre la documentación de una comunidad
¿Cuál es la documentación mínima de una comunidad de propietarios?
Como mínimo deben poder localizarse el título constitutivo y los estatutos existentes, el NIF, el libro de actas, las convocatorias y comunicaciones de las juntas, las cuentas, facturas, justificantes bancarios, contratos, pólizas, documentación técnica y los datos necesarios de los propietarios.
¿Es obligatorio tener un libro de actas?
Sí. La Ley de Propiedad Horizontal establece que los acuerdos de la junta deben reflejarse en un libro de actas diligenciado por el Registro de la Propiedad. Debe custodiarse y mantenerse disponible como memoria jurídica de la comunidad.
¿Cuántos años debe guardarse la documentación?
No existe un único plazo. Las convocatorias, comunicaciones, apoderamientos y documentos relevantes de las reuniones deben conservarse al menos cinco años. Las facturas tienen, con carácter general, un plazo tributario de cuatro años, mientras que el libro de actas, el título, los estatutos y muchos documentos técnicos deben conservarse permanentemente o mientras produzcan efectos.
¿Quién debe custodiar los documentos de la comunidad?
La custodia corresponde a quien ejerza la secretaría y, cuando el administrador desempeña también esa función, al secretario-administrador. La documentación pertenece a la comunidad y debe permanecer disponible para una gestión correcta y para las consultas legítimas de los titulares.
¿Puede un propietario ver las facturas de la comunidad?
Puede solicitar el acceso necesario para comprobar la gestión, pero no existe un derecho ilimitado a recibir todo el archivo sin control. Deben protegerse los datos personales de trabajadores, proveedores y otros propietarios, mostrando únicamente la información adecuada para la finalidad de la consulta.
¿Es obligatorio mantener un listado de propietarios?
La comunidad necesita una relación actualizada de titulares, inmuebles, coeficientes y domicilios designados para notificaciones. Ese registro no debe publicarse ni incluir datos innecesarios: su utilización debe limitarse a la administración de la comunidad.
¿Se puede conservar toda la documentación solo en formato digital?
Muchos documentos pueden gestionarse digitalmente si se garantiza su integridad, disponibilidad, legibilidad y seguridad. Sin embargo, digitalizar un documento no permite destruir automáticamente el original cuando este tiene valor registral, contractual, técnico o probatorio.
¿Qué debe entregarse cuando cambia el administrador?
Debe entregarse el archivo completo mediante un inventario: libros de actas, cuentas, bancos, facturas, contratos, seguros, datos de propietarios, documentación técnica, expedientes activos, llaves, accesos y relación de asuntos pendientes. Es recomendable firmar un documento de recepción.
¿La documentación de la comunidad está incompleta o desordenada?
Una revisión documental permite detectar actas pendientes, contratos sin controlar, facturas sin justificar, datos desactualizados y expedientes que podrían generar problemas. Exponga la situación de su comunidad y le ayudaremos a identificar los siguientes pasos.
Consultar por correo electrónicoEste contenido ofrece información general sobre organización y custodia documental. Los plazos pueden variar por la naturaleza del documento, la comunidad autónoma, la existencia de reclamaciones o la normativa específica aplicable a cada instalación, contrato o actividad.